Informování zaměstnance o nakládání s osobními údaji
I. Úvod
ICOM transport a.s., IČ: 463 46 040, sídlem Jiráskova 1424/78, Jihlava, PSČ 587 32, společnost vedena u Krajského soudu v Brně oddíl B, vložka 716 (dále též ICOM transport a.s.) a zaměstnavatel, liší-li se od této společnosti, nebo pouze ICOM transport a.s., je-li současně i zaměstnavatelem zaměstnance, tímto poskytují zaměstnanci níže uvedené základní informace k nakládání s osobními údaji zaměstnance/budoucího zaměstnance (dále též "zaměstnanec"). Podrobnější informace o nakládání s osobními údaji zaměstnanců se nachází v interní směrnici, ke které mají zaměstnanci umožněn přístup, a to v tištěné podobě a u většiny pracovních pozic také prostřednictvím interní sítě. Danou formou budou informace poskytovány zaměstnancům doplňovány a bude docházet k jejím aktualizacím. Na změny budou zaměstnanci rovněž upozorňování.
II. Omezení doby použití osobních údajů
Osobní údaj |
Doba použití |
identifikační údaje, a to: jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, dřívější příjmení, datum narození, místo narození, rodné číslo, číslo OP/pasu, pohlaví, státní příslušnost |
po dobu trvání pracovního poměru |
|
údaj bude používán po dobu trvání pracovního poměru a ještě krátce po jeho skončení, a to do zaslání poslední výplatní pásky, k čemuž dojde nejpozději v zákonné lhůtě |
číslo bankovního účtu a peněžní ústav |
údaj bude používán po dobu trvání pracovního poměru a ještě krátce po jeho skončení, a to do zaslání poslední výplaty, k čemuž dojde nejpozději v zákonné lhůtě |
údaje o rodinných příslušnících včetně kontaktů na ně |
po dobu trvání pracovního poměru a v případě úmrtí zaměstnance následkem pracovního úrazu do doby předání záznamu z daného pracovního úrazu rodinným příslušníkům, k čemuž dojde bez zbytečného odkladu po úmrtí |
údaj o vedení či nevedení exekuce a insolvenčního řízení |
údaj bude používán po dobu trvání pracovního poměru a ještě krátce po jeho skončení, a to do zaslání poslední výplatní pásky, k čemuž dojde nejpozději v zákonné lhůtě |
údaje o vzdělání, dalších znalostech a dovednostech |
po dobu trvání pracovního poměru |
zdravotní stav včetně omezení a informace o případné změně pracovní schopnosti (ZPS) či o těžším zdravotním omezení (TZP) |
údaj bude používán po dobu trvání pracovního poměru a ještě krátce po jeho skončení, a to do splnění daňových a sociálněprávních povinností, které budou splněny v zákonných lhůtách |
údaj o zdravotní pojišťovně |
údaj bude používán po dobu trvání pracovního poměru a ještě krátce po jeho skončení, a to do splnění daňových a sociálněprávních povinností, které budou splněny v zákonných lhůtách |
údaj o trestních řízeních a jejich výsledku* |
údaj bude používán po dobu trvání pracovního poměru |
údaje z řidičských průkazů* |
údaj bude používán po dobu trvání pracovního poměru |
údaje z dokladů o profesní způsobilosti* |
údaj bude používán po dobu trvání pracovního poměru |
III. Účel zpracování
Osobní údaj |
Účel zpracování |
identifikační údaje, a to: jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, dřívější příjmení, datum narození, místo narození, rodné číslo, číslo OP/pasu, pohlaví, státní příslušnost |
plnění smlouvy, zákonná povinnost – pracovně právní účely, sociálněprávní účely, daňové účely [1] |
|
plnění smlouvy – údaj sdělován pro účely zasílání výplatních pásek |
číslo bankovního účtu a peněžní ústav |
plnění smlouvy, zákonná povinnost – zasílání mzdy na číslo účtu, které zaměstnanec sdělil |
údaje o rodinných příslušnících včetně kontaktů na ně |
plnění smlouvy, zákonná povinnost – pracovně právní účely, sociálněprávní účely, daňové účely |
údaj o vedení či nevedení exekuce a insolvenčního řízení |
plnění smlouvy, zákonná povinnost – pracovně právní účely, sociálněprávní účely, daňové účely |
údaje o vzdělání, dalších znalostech a dovednostech |
plnění smlouvy, zákonná povinnost, oprávněný zájem převyšující zájem zaměstnance, kdy zaměstnavatel musí mít určitý přehled, a to zejména pro účely bezpečnosti, vhodnosti zařazení zaměstnance, volby pracovních úkolů |
zdravotní stav včetně omezení a informace o případné změně pracovní schopnosti (ZPS) či o těžším zdravotním omezení (TZP) |
plnění smlouvy, zákonná povinnost - pracovně právní účely, sociálněprávní účely, daňové účely |
údaj o zdravotní pojišťovně |
plnění smlouvy, zákonná povinnost – pracovně právní účely, sociálněprávní účely, daňové účely |
údaj o trestních řízeních a jejich výsledku* |
plnění smlouvy, zákonná povinnost – pracovně právní účely |
údaje z řidičských průkazů* |
plnění smlouvy, zákonná povinnost – pracovně právní účely |
údaje z dokladů o profesní způsobilosti* |
plnění smlouvy, zákonná povinnost – pracovně právní účely |
Pokud by nastala mimořádná situace a osobní údaj by bylo nutné použít pro jiný účel či účely, než je uvedeno výše, bude zaměstnanci poskytnuta informace o tomto jiném účelu před dalším zpracováním.
IV. Povinnost poskytnutí osobních údajů
Osobní údaj |
Povinnost osobní údaj poskytnout |
identifikační údaje, a to: jméno, příjmení, titul, rodné příjmení, dřívější příjmení, datum narození, místo narození, rodné číslo, číslo OP/pasu, pohlaví, státní příslušnost |
Zaměstnanec je povinen osobní údaj poskytnout. V případě neposkytnutí by zaměstnavatel nemohl řádně plnit své zákonné povinnosti vyplývající ze zaměstnávání zaměstnance, což by mohlo mít i vliv na práva zaměstnance. |
|
Zaměstnanec není povinen osobní údaj poskytnout. Jeho poskytnutí je však v jeho zájmu s ohledem na urychlení přeposlání výplatní pásky. |
číslo bankovního účtu a peněžní ústav |
Zaměstnanec není povinen osobní údaj poskytnout. Jeho poskytnutí je však v jeho zájmu s ohledem na urychlení zasílání výplaty. |
údaje o rodinných příslušnících |
Zaměstnanec je povinen osobní údaj poskytnout. V případě neposkytnutí by zaměstnavatel nemohl řádně plnit své zákonné povinnosti vyplývající ze zaměstnávání zaměstnance, což by mohlo mít i vliv na práva zaměstnance. |
údaj o vedení či nevedení exekuce a insolvenčního řízení |
Zaměstnanec je povinen osobní údaj poskytnout. V případě neposkytnutí by zaměstnavatel nemohl řádně plnit své zákonné povinnosti vyplývající ze zaměstnávání zaměstnance, což by mohlo mít i vliv na práva zaměstnance. |
údaje o vzdělání, dalších znalostech a dovednostech |
V případech, kdy se jedná o zákonné předpoklady pro výkon povolání, je dána povinnost osobní údaje poskytnout, jinak je poskytnutí dobrovolné. V případě neposkytnutí údajů, kdy je zde dána povinnost, by zaměstnavatel nemohl řádně plnit své zákonné povinnosti vyplývající ze zaměstnávání zaměstnance, což by mohlo mít i vliv na práva zaměstnance. |
zdravotní stav včetně omezení a informace o případné změně pracovní schopnosti (ZPS) či o těžším zdravotním omezení (TZP) |
Zaměstnanec je povinen osobní údaj poskytnout. V případě neposkytnutí by zaměstnavatel nemohl řádně plnit své zákonné povinnosti vyplývající ze zaměstnávání zaměstnance, což by mohlo mít i vliv na práva zaměstnance. |
údaj o zdravotní pojišťovně |
Zaměstnanec je povinen osobní údaj poskytnout. V případě neposkytnutí by zaměstnavatel nemohl řádně plnit své zákonné povinnosti vyplývající ze zaměstnávání zaměstnance, což by mohlo mít i vliv na práva zaměstnance. |
údaj o trestních řízeních a jejich výsledcích* |
Povinnost tyto údaje poskytnout se týká pouze relevantních pracovních pozic. Neposkytnutí těchto údajů u nich může mít vliv na plnění zákonných povinností zaměstnavatele, což by mohlo mít vliv i na práva zaměstnance. V ostatních případech se tyto osobní údaje nezpracovávají. |
údaje z řidičských průkazů* |
Povinnost tyto údaje poskytnout se týká pouze relevantních pracovních pozic, a to řidičů z povolání nebo řidičů referentů. Neposkytnutí těchto údajů u nich může mít vliv na plnění zákonných povinností zaměstnavatele, což by mohlo mít vliv i na práva zaměstnance. V ostatních případech se tyto osobní údaje nezpracovávají. |
údaje z dokladů o profesní způsobilosti* |
Povinnost tyto údaje poskytnout se týká pouze relevantních pracovních pozic. Neposkytnutí těchto údajů u nich může mít vliv na plnění zákonných povinností zaměstnavatele, což by mohlo mít vliv i na práva zaměstnance. V ostatních přídech je neposkytnutí údajů dobrovolné a neposkytnutí nemá vliv na práva zaměstnance. V ostatních případech se tyto osobní údaje nezpracovávají. |
V. Základní práva zaměstnance
V případě, že zaměstnanec bude požadovat přístup k osobním údajům, bude mu umožněn. V případě, že zaměstnanec bude požadovat výmaz některého z osobních údajů, bude mu vyhověno v případě, že zde nebude dán žádný zákonný důvod pro další zpracování, další zpravování osobních údajů bude nepotřebné ke stanoveným účelům, osobní údaje jsou zpracovávány protiprávně, nebo tak bude vyžadovat právní úprava. K výmazu však nedojde, pokud je zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
Zaměstnanec je povinen hlásit změny osobních údajů a zaměstnavatel jeho osobní údaje aktualizovat. Zaměstnanec je oprávněn požadovat též omezení rozsahu zpracování svých osobních údajů. Zaměstnanec má právo požadovat omezení zpracování svých osobních údajů. K omezení zpracování osobních údajů dojde taky v těchto případech:
Zaměstnanec, který dosáhne omezení zpracování dle bodů a) – d) bude upozorněn na zrušení omezení zpracování.
Ohledně údajů, které budou zpracovány automatizovaně, má zaměstnanec právo na: získání osobních údajů, které se ho týkají a jež poskytl správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, přenositelnost a právo předat tyto údaje jinému správci, aniž by tomu správce, kterému byly osobní údaje poskytnuty, bránil. Předání osobních údajů jinému správci smí však zaměstnanec vyžadovat také pouze za podmínky technické proveditelnosti.
VI. Uchovávání osobních údajů
Osobní údaje uvedené v článku 2 budou uchovávány po dobu trvání pracovního poměru a po jeho skončení ještě 10 let.
VII. Poskytování osobních údajů dalším subjektům
Osobní údaje nebudou poskytovány dalším subjektům, vyjma plnění zákonných povinností.
VIII. Automatizované rozhodování, profilování
Při zpracovávání osobních údajů nebude docházet k automatizovanému rozhodování. K profilování u osobních údajů docházet rovněž nebude.
IX. Správce osobního údaje
Správcem osobních údajů je zaměstnavatel a ICOM transport a.s., IČ: 463 46 040, sídlem Jiráskova 1424/78, Jihlava, PSČ 587 32, společnost vedena u Krajského soudu v Brně oddíl B, vložka 716 (dále též „ICOM transport a.s.“), kteří vykonávají správu daného osobního údaje společně. Faktickou správu osobních údajů ale provádí ICOM transport a.s., kdy v daném případě ohledně správy tohoto osobního údaje své povinnosti správy daného osobního údaje smluvně přenesl. Plnění informační povinnosti je rozděleno mezi zaměstnavatele a ICOM transport a. s. Odpovědnost za dodržení povinností k ochraně osobních je rozdělena mezi zaměstnavatele a ICOM transport a. s. v poměru 50:50.
Kontaktním místem pro zaměstnance ve věcech osobních údajů je emailová adresa: Tato emailová adresa je chráněna před spamboty, abyste ji viděli, povolte JavaScript , sídlo zaměstnavatele, sídlo ICOM transport a.s.
X. Práva zaměstnance pro případ, že má za to, že s jeho osobními údaji je nakládáno nezákonným způsobem
Zaměstnanec má právo:
*Týká se jen relevantních pracovních pozic. U zbývajících nejsou dané osobní údaje zpracovávány.
[1] V případě, že zaměstnanec udělil již dříve souhlas k použití rodného čísla, rodné číslo již nebude počínaje od seznámení se s těmito informacemi zpracováváno na základě daného souhlasu.
Z NAŠÍ NABÍDKY VYBÍRÁME:
JAK U NÁS PROBÍHÁ VÝBĚROVÉ ŘÍZENÍ: